Spesen digital einreichen, KI erledigt die Tipparbeit
Beleg fotografieren, Betrag und Datum werden automatisch übernommen. Der Buchhalter genehmigt, die Buchung landet im Journal und die Auszahlung läuft als Pain.001 direkt ins E-Banking.
Beleg fotografieren, KI macht den Rest
Foto vom Smartphone, PDF vom Mail-Anhang oder Plain-Text aus einer E-Mail. Auch handgeschriebene Quittungen werden zuverlässig erkannt. Die KI extrahiert Betrag, Datum, Kreditor und Zahlungs-Referenz.
Sammel-Anträge statt Einzelbelege
Mehrere Belege pro Einreichung, z.B. alle Spesen eines Mitarbeiters vom Monat in einem Sammel-Antrag. Ein Genehmigungs-Schritt, ein Auszahlungs-Flow.
Direkt verbucht, nicht nur erfasst
Genehmigte Spesen landen automatisch in der doppelten Buchhaltung, auf dem richtigen Konto und mit Beleg-Anhang. Kein separater Buchungsvorgang.
Spesen ohne Couvert-Berg
Mitarbeiterspesen, Material- und Büroeinkäufe, Kundenbewirtung, Reisekosten. In vielen KMU landen die Belege am Monatsende als Couvert auf dem Schreibtisch der Buchhaltung. Abtippen, einzeln buchen, Zahlungsauftrag erstellen. Ein Drittel der Zeit stimmt am Ende nicht, irgendwo fehlt ein Beleg.
Das Spesen-Modul dreht den Ablauf um: der Mitarbeiter fotografiert den Beleg direkt auf dem Smartphone, Betrag, Datum und Lieferant werden direkt aus dem Bild übernommen, das passende Aufwandskonto vorgeschlagen. Die Buchhaltung prüft und gibt frei. Ist der Antrag genehmigt, landet die Buchung automatisch im Journal und die Auszahlung wird als Pain.001 fürs E-Banking vorbereitet.
Vier Formate für jede Beleg-Realität
Vier Formate, eine Wahl mit zwei Klicks. Einzelbeleg für die klassische Quittung, Mehrfachbeleg für den PDF-Bündel mit mehreren Positionen auf einer Seite. Text und Excel decken die Fälle ab, in denen du nur die Zahlen aus einer Mail in die Spesenliste kopierst. Die Auswahl entscheidet, wie das Bild zerlegt wird — danach läuft alles automatisch durch.
Foto reicht, der Rest geht automatisch
Beleg fotografieren oder als PDF hochladen, unterstützt werden JPEG, PNG, HEIC, WebP, PDF und Plain-Text. Betrag, Datum, Kreditor (Name, Adresse, IBAN, UID), Zahlungsreferenz und Beleg-Typ werden automatisch aus dem Bild übernommen. Bei mehreren Belegen auf einer Rechnung (Sammel-Quittung) werden die einzelnen Positionen erkannt und separat angelegt. Du prüfst die Werte, korrigierst falls nötig mit einem Klick, und reichst ein.
Buchhaltung prüft alle Abrechnungen auf einen Blick
Im Buchhaltungs-Modus siehst du alle eingereichten Abrechnungen aller Mitarbeitenden in einer sortierbaren Tabelle. Filter pro Spalte für Status, Bezahlt-Status und Einreicher, Volltextsuche oben rechts. Genehmigen, Pain.001 herunterladen oder Buchhaltung öffnen direkt aus der Zeile. Fehlt auf einem Beleg noch ein Aufwandskonto oder ein Pflichtfeld, ist die Genehmigung gesperrt — du siehst sofort, welche Abrechnung Aufmerksamkeit braucht.
Freigabe-Workflow mit Status-Tracking
Einreicher → Buchhalter → Freigabe. Status-Workflow von Entwurf zu Eingereicht und Genehmigt oder Zurückgewiesen, jeder Schritt mit Datum und Person.
Auszahlung via Pain.001 ins E-Banking
Genehmigte Spesen werden automatisch als Pain.001-Datei gebündelt. Ein Upload ins E-Banking, alle Mitarbeitenden werden in einem Schritt ausgezahlt. Kein einzelner Zahlungsauftrag mehr.
Audit-Trail für Buchhalter & Treuhänder
Jede Einreichung, Statusänderung und Auszahlung protokolliert mit Wer, Wann und Was. Für Buchhalter, Treuhänder und Geschäftsleitung jederzeit nachvollziehbar, ohne dass jemand Ordner durchwühlen muss.
Häufig gestellte Fragen
Spesen, die sich fast von selbst abrechnen
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