Soumettre tes notes de frais en digital, l’IA fait la saisie
Photographier le justificatif, le montant et la date sont repris automatiquement. Approbation, comptabilisation et paiement Pain.001 directement vers l'e-banking.
Photographie le justificatif, l’IA fait le reste
Photo depuis le smartphone, PDF depuis une pièce jointe d’e-mail ou texte brut d’un e-mail. Même les quittances manuscrites sont reconnues de manière fiable. L’IA extrait le montant, la date, le créancier et la référence de paiement.
Des demandes groupées plutôt que des justificatifs isolés
Plusieurs justificatifs par soumission, par exemple toutes les notes de frais mensuelles d'une personne dans une demande groupée. Une étape de validation, un flux de paiement.
Comptabilisé directement, pas seulement saisi
Les notes de frais approuvées arrivent automatiquement dans la comptabilité en partie double, sur le bon compte et avec le justificatif en pièce jointe. Pas de saisie séparée.
Des notes de frais sans pile d’enveloppes
Dépenses du personnel, achats de matériel et de bureau, repas avec la clientèle, frais de déplacement. Dans beaucoup de PME, les justificatifs finissent à la fin du mois dans une enveloppe sur le bureau de la comptabilité. Tout retaper, comptabiliser un par un, créer un ordre de paiement. Au final, un tiers du temps ne colle pas. Il manque quelque part un justificatif.
Le module de notes de frais inverse le flux: les membres de l'équipe photographient le justificatif directement sur le smartphone. Le montant, la date et le fournisseur sont repris directement depuis l'image, et le bon compte de charges est proposé. La comptabilité contrôle et valide. Une fois la demande approuvée, l'écriture arrive automatiquement dans le journal et le paiement est préparé en Pain.001 pour l'e-banking.
Quatre formats pour chaque réalité de justificatif
Quatre formats, un choix en deux clics. Justificatif unique pour le reçu classique, justificatif multiple pour le bundle PDF avec plusieurs positions sur une seule page. Texte et Excel couvrent les cas où tu recopies simplement les chiffres d'un e-mail dans la liste des frais. Le choix détermine comment l'image est découpée. Ensuite, tout se fait automatiquement.
Une photo suffit, le reste se fait automatiquement
Photographier le justificatif ou le téléverser en PDF ; sont pris en charge : JPEG, PNG, HEIC, WebP, PDF et plain-text. Montant, date, créancier (nom, adresse, IBAN, UID), référence de paiement et type de justificatif sont automatiquement repris depuis l’image. S’il y a plusieurs justificatifs sur une facture (quittance groupée), les différentes positions sont reconnues et créées séparément. Tu contrôles les valeurs, corriges si nécessaire en un clic, et tu soumets.
La comptabilité contrôle toutes les notes de frais en un coup d’œil
En mode comptabilité, tu vois toutes les notes de frais soumises par tous les collaborateurs dans un tableau triable. Filtres par colonne pour le statut, le statut de paiement et le déposant, recherche plein texte en haut à droite. Approuver, télécharger le Pain.001 ou ouvrir la comptabilité directement depuis la ligne. S'il manque encore un compte de charges ou un champ obligatoire sur un justificatif, l'approbation est bloquée. Tu vois tout de suite quelle note de frais nécessite ton attention.
Processus de validation avec statut
Soumissionnaire → comptable → validation. Workflow de statut de Brouillon à Soumis puis Approuvé ou Rejeté, chaque étape avec date et personne.
Paiement via Pain.001 vers l’e-banking
Les notes de frais approuvées sont automatiquement regroupées en fichier Pain.001. Un upload dans l’e-banking, tous les collaborateurs sont payés en une seule étape. Plus aucun ordre de paiement individuel.
Audit trail pour comptables & fiduciaires
Chaque soumission, changement de statut et paiement est journalisé avec Qui, Quand et Quoi. Traçable à tout moment pour les comptables, les fiduciaires et la direction, sans que personne doive fouiller dans des classeurs.
Questions fréquemment posées
Des frais qui se décomptent presque tout seuls
Photographier les justificatifs, l’IA extrait, le comptable valide, Pain.001 directement dans l’e-banking. Inclus dans chaque plan.
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