Soumettre tes notes de frais en digital, l’IA fait la saisie
Photographier le justificatif : le montant et la date sont repris automatiquement. Le comptable approuve, l’écriture arrive dans le journal et le paiement part en Pain.001 directement vers l’e-banking.
Photographie le justificatif, l’IA fait le reste
Photo depuis le smartphone, PDF depuis une pièce jointe d’e-mail ou texte brut d’un e-mail. Même les quittances manuscrites sont reconnues de manière fiable. L’IA extrait le montant, la date, le créancier et la référence de paiement.
Des demandes groupées plutôt que des justificatifs isolés
Plusieurs justificatifs par soumission, p. ex. toutes les notes de frais mensuelles d’un collaborateur dans une demande groupée. Une étape d’approbation, un seul flux de versement.
Comptabilisé directement, pas seulement saisi
Les notes de frais approuvées arrivent automatiquement dans la comptabilité en partie double, sur le bon compte et avec le justificatif en pièce jointe. Pas de saisie séparée.
Des notes de frais sans pile d’enveloppes
Frais des collaborateurs, achats de matériel et de bureau, représentation clients, frais de déplacement. Dans beaucoup de PME, les justificatifs atterrissent en fin de mois sous forme d’enveloppe sur le bureau de la comptabilité. Saisie manuelle, comptabilisation pièce par pièce, création de l’ordre de paiement. Et au final, un tiers du temps, ça ne colle pas : quelque part, il manque un justificatif.
Le module de notes de frais inverse le processus : le collaborateur photographie le justificatif directement sur son smartphone, le montant, la date et le fournisseur sont repris directement depuis l’image, et le compte de charges approprié est proposé. La comptabilité contrôle et valide. Une fois la demande approuvée, l’écriture est automatiquement enregistrée dans le journal et le paiement est préparé en Pain.001 pour l’e-banking.
Quatre formats pour chaque réalité de justificatif
Quatre formats, un choix en deux clics. Justificatif unique pour le reçu classique, justificatif multiple pour le PDF groupé avec plusieurs positions sur une page. Texte et Excel couvrent les cas où tu copies simplement les chiffres d’un e-mail dans la liste des dépenses. Le choix détermine comment l’image est découpée — ensuite tout se déroule automatiquement.
Une photo suffit, le reste se fait automatiquement
Photographier le justificatif ou le téléverser en PDF ; sont pris en charge : JPEG, PNG, HEIC, WebP, PDF et plain-text. Montant, date, créancier (nom, adresse, IBAN, UID), référence de paiement et type de justificatif sont automatiquement repris depuis l’image. S’il y a plusieurs justificatifs sur une facture (quittance groupée), les différentes positions sont reconnues et créées séparément. Tu contrôles les valeurs, corriges si nécessaire en un clic, et tu soumets.
La comptabilité contrôle toutes les notes de frais en un coup d’œil
En mode comptabilité, tu vois toutes les notes de frais soumises par l’ensemble des collaborateurs dans un tableau triable. Filtres par colonne pour le statut, le statut de paiement et l’auteur, recherche plein texte en haut à droite. Approuver, télécharger le Pain.001 ou ouvrir la comptabilité directement depuis la ligne. S’il manque encore un compte de charges ou un champ obligatoire sur un justificatif, l’approbation est bloquée — tu vois tout de suite quelle note de frais nécessite une attention.
Workflow de validation avec suivi des statuts
Soumissionnaire → comptable → validation. Workflow de statut de Brouillon à Soumis puis Approuvé ou Rejeté, chaque étape avec date et personne.
Paiement via Pain.001 vers l’e-banking
Les notes de frais approuvées sont automatiquement regroupées en fichier Pain.001. Un upload dans l’e-banking, tous les collaborateurs sont payés en une seule étape. Plus aucun ordre de paiement individuel.
Audit trail pour comptables & fiduciaires
Chaque soumission, changement de statut et paiement est journalisé avec Qui, Quand et Quoi. Traçable à tout moment pour les comptables, les fiduciaires et la direction, sans que personne doive fouiller dans des classeurs.
Questions fréquemment posées
Des frais qui se décomptent presque tout seuls
Photographier les justificatifs, l’IA extrait, le comptable valide, Pain.001 directement dans l’e-banking. Inclus dans chaque plan.
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